¿Qué significa PMO?
¿Qué significa PMO, cuál es su rol en las organizaciones?
Una Project Management Office (PMO, por sus siglas en inglés) o una oficina de gestión de proyectos es una unidad funcional dentro de una organización; a la cual se le asigna la responsabilidad de gestionar de forma centralizada y coordinada los proyectos de la organización.
Funciones de las PMO
Entre sus funciones principales están:
- La estandarización de los procesos relacionados con la gestión de proyectos; es decir metodologías, mejores prácticas, herramientas y técnicas que faciliten la gestión de proyectos.
- También las oficinas de proyectos son cada vez más importantes debido a la necesidad de utilizar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos; es decir se orienta en gestionar recursos compartidos entre todos los proyectos, si es necesario capacitaciones y facilitación de recursos»
- Otra función importante es siempre mantener el Coaching, mentoring,
entrenamiento y supervisión sobre los miembros de los proyectos.
- Así mismo fomentar la adecuación a políticas, plantillas, y procedimientos estándares de la organización.
- También desarrollar políticas, plantillas, procedimientos y otra documentación que se puede compartir entre proyectos.
- Y este último y no menos importante coordinar comunicación entre los proyectos.
Tipos de PMO
El Project Management Institute (PMI) identificó tres tipos de PMO, que varían según el nivel de control directo existente sobre los proyectos.
- PMO de apoyo. Se caracterizan por su bajo o nulo control sobre los proyectos y grupos de trabajo. «Sus servicios son suministrados cuando el proyecto lo solicite, proporcionando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos», señala Granadino. Sirven como un repositorio de información que consultan los proyectos cuando lo necesiten.
- PMO de control. Estas oficinas de proyectos ejercen un moderado control sobre los proyectos. Se encargan de verificar el cumplimiento de las metodologías en el desarrollo de los proyectos, al igual que suministrar mejores prácticas, plantillas y mecanismos. Por lo general, las PMO de control son usadas por empresas que buscan tener un cierto control sobre sus actividades, procedimientos y documentación. «Pueden aplicarse en compañías en las cuales no se estén aplicando procedimientos uniformes de gerencia de proyectos y se necesite estandarizarlos», explica el docente.
- PMO de dirección. Ya no controlan, sino que se hacen cargo del proyecto. «Asumen las funciones de soporte y control de los proyectos, y además ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección», sostiene Granadino. Una PMO de dirección asigna a los gerentes del proyecto, quienes deberán redactar informes periódicos para el equipo. Generalmente, estas oficinas son implementadas por empresas que requieren de asistencia técnica en muchos aspectos.
¿Cual es el rol del PMO Manager?
Un gerente de PMO tiene a su cargo centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de los proyectos.
Su meta es lograr una exitosa implementación de los proyectos de la organización para reforzar la estrategia de la empresa y generar valor económico.
De este modo, el valor que genera este profesional en buena parte depende de la política empresarial y de su vínculo con los planes estratégicos de la organización, es en esa medida que podemos valorar la trascendencia de su rol, conocido como PMO Manager.
Las PMO evolucionarán durante la transformación digital. Gartner pronostica que el rol de las PMO cambiará a medida que la inteligencia artificial se vuelve más generalizada y asume sus funciones tradicionales.
Para el 2030, predice que las múltiples PMO que ahora pueden existir dentro de una organización se amalgamarán en una función relacionada con el cambio, la estrategia, la evolución del proyecto y el gobierno de la compañía.
Fuentes:
https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2019/02/cuales-son-los-tipos-de-oficinas-de-proyectos/
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